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退職代行コラム|
退職する時に送る『挨拶メール』のポイント

退職代行サービスリセットの知恵袋-037

退職をする際に社内外の人に対して「挨拶メール」を送ることがあります。最後にこそ印象良くしたいと思っている人にとって、どんなメールを送ればいいのか?お世話になった人に対して感謝の気持ちを伝える機会になるはずですね。

退職するときにどんな挨拶メールを送ればいいのか?そのときのポイントについて説明していきます。メールの内容次第であなたの印象がぐっと変わるはずですよ。

挨拶メール

退職時に挨拶メールを送る意味とは?

挨拶メールを送る意味は、先輩や上司・後輩に対して今までお世話になった感謝の気持ちを伝えるものです。

退職したあとに転職先がどこであってももしかしたら縁があってまた一緒に仕事をするかもしれませんし、退職したあとに連絡を取ることもあるかもしれません。

メールは文面として残るものになるので、誰がどのタイミングで見ても恥ずかしくない挨拶メールを送るようにしましょう。

挨拶メールを送るタイミングはどうするべき?メールのポイントは?

挨拶メールを送るタイミングは、仕事の引き継ぎも終わり目処がついたのであとは退職日を迎えるだけの状態になってからになります。

退職の意思が決まったときや上司と話が済んだからと勝手に送ろうとしてしまう人もいるのですが、他の社員に退職のタイミングを伝えるのは上司が許可を出してからです。

仕事の内容によっても周りに与える影響があるので、勝手に伝えてしまうとトラブルの元になります。

社内メール

特に社内へのメールは最後の挨拶として送るものになります。そのため最終出勤日(※有給消化で休む前)にメールを送り、挨拶を済ませておきます。定時の時間内に挨拶メールを済ませることで、やり残した業務やを確認したり大切なやり取りができるので挨拶メールはできるだけ早い時期に送るようにします。

社内へのメールのポイントはできるだけシンプルに件名で内容がわかるものにすると親切です。退職の理由についても「一身上の都合」とし、細かく書かないようにします。退職したあとの連絡先については書いておいても失礼ではありません。また一斉送信で送るのも問題ありませんので、抜けなく挨拶メールを送信しておきましょう。

社外メール

社外に挨拶メールを送るのは2週間以上前に行うようにすると、後任の担当者も紹介でき安心できるはずです。

あなたの印象も「仕事ができる人だ」と思ってもらえます。人脈は一生モノですので計画性のある人だなと思ってもらえるきっかけになりますよ。

社外への挨拶メールを送る場合は、退職日を必ず記載するようにして引き継ぎや確認事項が抜けてしないようにします。

社外メールではあなたの連絡先を書いてしまうのは、顧客情報を利用していると逆効果になりますので注意してくださいね。

挨拶メールに関わらず直接伝えた方がいい場合も

挨拶メールを送る相手が多いと思いますが、直接会う機会や話す機会があれば直接伝えた方が気持ちが伝わりやすくなる場合もあります。

もちろん相手の時間をいただくことになりますので、時間に配慮した上で感謝の気持ちを込めた挨拶を行うように心がけましょう。電話で伝えるときは「直接会ってお話したかったのですが…」と伝えると、相手にとっても丁寧な人だなと思ってもらえるはずです。

退職が決まったら最終日までどんな手順で進めるかスケジュールを立て計画的に進めていきましょう。

挨拶メールはあなたが辞めたあとも残るものですので、送る内容に注意すること、何度も確認して誤字脱字がないかチェックしておきましょう。

感謝の気持ちをしっかりと伝えつつ、挨拶メールも抜かりなく送ることであなたへの印象もあがります。

挨拶メールが送れない状況だったり、どうしたらいいか困ったときは退職代行サービスにご相談いただくのもおすすめです。

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退職代行サービスのリセットでは、挨拶のメール等についての質問もおうけしています。お気軽にご相談ください。

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